Sabato 9 Marzo 2019 Alessio Sperlinga, informatico e formatore, ha introdotto il tema del Project Management all’interno di un gruppo di lavoro.

Lavorare in gruppo può rivelarsi a volte complicato per il fatto che bisogna tener contro della diversità di tutti coloro che lavorano insieme e dalle inclinazioni di ognuno; e non ultimo dalla  capacità di relazionarsi con gli altri, fattore imprescindibile per fare in modo che un lavoro possa avere successo.

I primi elementi fondamentali ,quando ci si accinge ad intraprendere un lavoro simile sono:

1) Avere ben chiaro quali siano le aspettative iniziali.

2) L’obiettivo da perseguire che deve essere  innanzitutto Raggiungibile, Concreto, Risolvibile e Stimolante.

Fermo restando che per un gruppo di lavoro più o meno esteso ci sia bisogno di un solo responsabile, è essenziale stabilire quali siano i ruoli che ogni persona coinvolta deve esercitare.

Le persone chiave di un progetto possono essere così identificate:

1) Chi decide: colui che ha potere decisionale

2) Chi osserva

3) Chi coordina: si tratta di solito di una persona che ha l’abilità di influenzare l’interlocutore.

Si può attribuire alla parola influenzare una doppia accezione, la prima negativa intesa come manipolare e la seconda positiva cioè: quella capacità di cambiare il comportamento dell’interlocutore per perseguire un risultato positivo.

Altro componente essenziale risulta essere la Comunicazione a maggior ragione quando si tratta di lavorare in un gruppo ed è fondamentale che avvenga prima, durante e alla fine di un progetto in modo che ci possano essere maggiori scambi di informazione volti a raggiungere l’obiettivo finale.

Un progetto per essere equilibrato deve tener conto di questi tre elementi: Tempo, Denaro e Obiettivo; a seconda del progetto si può adottare due tipi di piani, quello che viene chiamato                                Top-down (dall’altro verso il basso) quando di tratta di un progetto finito; e Bottom-up (dal basso verso l’alto) quando il progetto lo si comincia da zero, quando parte dalla base.

Elemento da non sottovalutare è la Prevedibilità, nel linguaggio comune a questa parola si attribuisce un’accezione negativa vista come una situazione già nota, che non lascia spazio alla novità; invece, nel campo del lavoro, può avere un significato profondamente differente in quanto l’interlocutore si sentirà più coinvolto; può in questo caso essere sinonimo di Affidabilità.

Bisogna convenire che un piano perfetto a priori non esiste perché un progetto è sempre in divenire nel senso che l’idea, la soluzione, per un risultato migliore, viene con il tempo; possiamo quindi affermare che, un piano, paradossalmente è a-temporale; in oltre spesso il tempo a disposizione è breve e quindi bisogna avere la capacità di massimizzarlo e averne buon uso.

All’interno di un lavoro di gruppo è altamente probabile che ci si imbatta in situazioni problematiche; motivo per cui ci sono le regole che fanno in modo che tutti siano allineati verso uno stesso obiettivo; un problema è una circostanza  per la quale non abbiamo una soluzione immediata ed è per questo fondamentale fermarsi, e pensare fuori dagli schemi per trovare una soluzione che possa avere una portata a lungo termine.

Come asserisce Einstein: “Un problema non può essere risolto nello stesso livello che lo ha generato” ragion per cui, dobbiamo adottare delle accortezze che ci consentano di affrontarlo in maniera più lucida e chiara possibile.

ATTIVITA’ CONCETTUALE

Abbiamo elaborato alcune strategie che possono aiutarci ad ottimizzare il tempo a disposizione e raggiungere l’obiettivo prefissato; e questo sono:

1) Limitare la quantità di cose da fare; non più di due alla volta ciò fa risparmiare il tempo

2) Aumentare efficacia: identificare quelle azioni che producono risultati, rendere  chiaro e visivo l’obiettivo

3) Rendere più semplici le cose cioè far in modo che siano meno complicate del problema stesso.

Frezer Villani.