“La soluzione deve essere più semplice del problema” (attribuita a Paul Watzlawick)
Jim Benson e Tonianne DeMaria Berry sono insegnanti e imprenditori, esperti del Metodo Lean e di tutti gli elementi che lo vanno a supportare, come la filosofia Kaizen e il Kanban. Potete trovarli su Twitter.
La missione
Il tema è quello della gestione di flussi produttivi nelle grandi aziende, come Toyota che con questi metodi ha raggiunto risultati a livello mondiale. La missione che si sono posti Jim e Tonianne è stata quella di portare ai piccoli gruppi di lavoro, in particolare ai lavoratori concettuali, i vantaggi che questi metodi portano in termini di chiarezza, velocità e risultati nella gestione di progetti.
Se ci pensate è esattamente quello che in una nazione come l’Italia serve, visto che il nostro tessuto produttivo è composto per la maggior parte di aziende di piccole dimensioni. Il che ci evidenzia il paradosso che nonostante il testo di riferimento sia stato pubblicato nel 2011 non è mai stato tradotto in italiano.
In ogni caso dal 2015 abbiamo inserito una lezione nel master Lecco 100 per spiegare il metodo ai nostri allievi. La soddisfazione è stata vedere che nel tempo alcuni di loro hanno fatto corsi per i metodi Agile che utilizzano come strumento centrale di comunicazione proprio il Personal Kanban.
Concetti basilari sulla comunicazione visiva
La maggior parte di noi utilizza la vista per ricevere informazioni ed interpretare la realtà. La gestione dell’immagine è la maggiore capacità del cervello umano, in grado di astrarre il mondo fisico in quello mentale.
Questo significa che ci possono essere modi migliori di usare la nostra mente a seconda del contesto e sicuramente la forma giusta facilità la percezione dell’informazione.
Infatti abbiamo già parlato di mappe mentali come strumento visivo per la gestione di idee e oggi trattiamo il Personan Kanban come strumento visivo per la comunicazione di processo.
Quando parliamo di processo parliamo di rappresentare lo stato di una serie di attività in una linea temporale, qualcosa di dinamico visibile ADESSO e in movimento fino al suo termine, quindi una forma che cambia.
Notate quanto sia semplice la forma base di una lavagna Kanban, le tre colonne TODO, DOING (o Work In Progress) e DONE, ci dicono da sole cosa sta succedendo ADESSO.
ADESSO è la parola chiave del Personal Kanban. Basta spostare i post-it a mano a mano che le attività che contengono entrano in una diversa fase di lavoro.
Un post-it può contenere poche e semplici informazioni:
Le colonne riguardano sempre uno stato delle attività nel tempo e si adattano al contesto operativo. Ad esempio, io posso avere delle cose da fare ma la preparazione perché possano essere eseguite può essere una fase. Ad esempio, per una ricetta devo avere gli ingredienti.
In moltissimo casi, prima di rilasciare un programma software o un prodotto, ad esempio, può essere utile che qualcuno lo approvi e quindi ci sia una colonna dove viene spostato dopo averlo creato, in attesa di approvazione.
Ci sono poche semplici regole per creare una buona tavola Kanban.
- Visibile Adesso e aggiornata.
- Nella colonna dei Lavori in corso ci deve essere solo quello che possiamo effettivamente fare nel ciclo temporale, di solito entro la giornata.
Gli autori dichiarano che per ottenere buoni risultati nell’uso di questo metodo dobbiamo applicare poche buone prassi:
- Idealmente una serie di attività in un personal Kanban dura da una a tre settimane. Evitate di cambiare idea per “urgenze” a metà di un progetto, soprattutto se limitato ad una settimana. Le regole prevalgono sul processo.
- Ricordatevi sempre che siete Voi a tirare un’attività da una colonna all’altra, nelle attività concettuali essere “spinti” non favorisce di certo la creatività.
- Imparate dal passato. Scoprirete che alcune attività possono essere svolte più velocemente di quanto avete previsto ed altre invece si dimostrano più dispendiose di quanto pensavate. Chiedetevi: “se dovessi rifarlo con l’esperienza di oggi, cosa cambierei?”
Qualche esempio
Con il tempo potreste scoprire usi diversi del Kanban, ad esempio un mio allievo viene continuamente interrotto dal suo capo per cambiare un lavoro in corso a favore di un altro.
È comunque utile usare una forma Kanban come strumento di comunicazione (e di negoziazione con il capo) se ci aiuta a concentrarci sul vero problema, lo spreco di tempo.
Se in un gruppo di lavoro è necessario far crescere delle persone, può essere utile comunicare il concetto di priorità, possibilmente motivandolo con le esigenze del cliente:
Oppure in molte applicazioni che mostrano tabelle di database oggi è possibile ottenere delle viste Kanban sulle colonne che contengono delle categorie, come qui sotto le piattaforme su cui possono essere eseguiti alcuni metaversi.
Una volta acquisita, la forma di una tavola Kanban diventa uno strumento di lavoro semplice ed efficace.
Vuoi partecipare al master nel 2023?
come iscriversi: https://www.lecco100.it/index.php/2022/09/08/vuoi-partecipare-al-master-2023/
il programma: https://www.lecco100.it/index.php/2022/09/07/stiamo-progettando-il-master-del-2023