La mattinata di sabato si apre con la lezione di Alessio Sperlinga su organizzazione e gestione delle riunioni.

Diversi studi hanno dimostrato come una riunione di lavoro su tre sia inutile ed è quindi fondamentale saper sfruttare questo strumento. Perché la riunione è proprio questo, uno strumento, non un processo e come tale deve essere efficace e produttiva.

Organizzazione e preparazione sono necessarie per poter raggiungere gli obiettivi fissati. Alessio sottolinea l’importanza del numero ridotto di partecipanti (dai quattro ai sette) per evitare di incorrere in confusione e della durata limitata dell’incontro; durata che va fissata e prestabilita prima dell’avvio della riunione stessa. L’esposizione dell’ordine del giorno è necessaria perché permette a tutti i partecipanti di prepararsi, conoscere e non perdere tempo prezioso.

Il conduttore della riunione ha il delicato compito di guidare e programmare ed è quindi importante che arrivi per primo e che si dia un tempo-limite di attesa dei ritardatari (Alessio suggerisce 12 minuti). Il conduttore dovrà esporre i quattro punti fondamentali dell’incontro (obiettivo, argomenti di O.D.G, risultato atteso e tempistiche), verbalizzare, analizzare e sintetizzare. È fondamentale che partecipi in modo attivo ma che sappia anche fermarsi ed ascoltare gli altri interlocutori.

Alessio ci presenta l’applicazione del concetto sudcoreano di nunchi alla gestione delle riunioni. Il termine nunchi, dalla connotazione profondamente spirituale, indica l’arte di sentire e capire le emozioni altrui (quella che noi occidentali definiamo empatia); è essenzialmente un modo di vivere, la chiave per il successo personale e professionale.

Come può il moderatore sfruttare questo concetto millenario? La risposta è una: osservando. Osservare ogni cosa, soffermarsi su quei dettagli che potrebbero sembrare superflui ma che in realtà si dimostrano essenziali per captare l’atmosfera della stanza. Una strategia potrebbe essere quella di offrire del cibo ai partecipanti, anche solo un piccolo snack, per guardare come interagiscono gli uni con gli altri e ascoltare le chiacchiere spontanee che scaturirebbero dal momento conviviale.

Chi partecipa alla riunione è fondamentale che arrivi preparato, che rispetti le norme di cortesia (presentarsi in orario, comportamento e abbigliamento adeguati al contesto, cellulari silenziati, prestare attenzione al moderatore ed evitare di mangiare o chiacchierare con altri) e che dia del brio. Ogni opinione è importante per arricchire e raggiungere l’obiettivo, è fondamentale quindi che tutti intervengano e partecipino attivamente.

Alessio si è poi soffermato sulla gestione delle riunioni online, sempre più frequenti attualmente. Ancora più importante, in questo caso, sono l’organizzazione e la preparazione. È necessario che il moderatore invii i materiali in largo anticipo e che predisponga un ordine del giorno, che invii un promemoria di riunione,  e che assuma un atteggiamento serio, pragmatico evitando monotonia e lentezza. D’altra parte è buona cortesia, da parte di chi partecipa, aspettare in silenzio i momenti di dialogo e mostrarsi in videocamera. La fatica per il conduttore sarebbe doppia se dovesse anche immaginare e visualizzare mentalmente a chi si rivolge!

Alessio ha illustrato poi tre tipologie di riunione:

1. La riunione generalista: nella quale i partecipanti dialogano con il moderatore (non più di due alla volta) arrivando a delle decisioni conclusive.
2. La riunione informativa: del tipo Stand-up Meeting. Questa tipologia di riunione consiste in un incontro giornaliero efficace e di breve durata che prevede il posizionamento dei membri del gruppo in piedi e in cerchio, gli uni di fronte agli altri. Ognuno condivide i risultati ottenuti il giorno precedente, gli obiettivi del giorno in entrata ed eventuali problemi da risolvere. In questo modo la durata è limitata (previsto un minuto a testa), la concentrazione alta e l’ “allineamento” delle idee genera sicurezza e dialogo costruttivo.
3. La riunione creativa: del tipo Sei Cappelli. Sei cappelli per pensare è un metodo ideato da Edward de Bono per gestire le discussioni. La tecnica sfrutta le diverse modalità del pensiero umano che si destreggia tra logica, informazioni ed emozioni. Come per un ruolo all’interno di una scena teatrale, questo metodo consiste nel cambio di prospettiva e di punto di vista e ha lo scopo di allenare la mente facendola uscire dalla sua zona di comfort. Indossare un cappello diverso significa anche mettersi alla prova e fare un passo verso l’Altro.

Ogni cappello rappresenta una delle modalità di espressione del pensiero:

• Bianco: esprime la razionalità, la logica, la gestione di informazioni e numeri.
• Rosso: controparte del bianco, rappresenta tutto ciò che è emozione ed intuizione.
• Giallo: il colore dell’ottimismo, degli atteggiamenti costruttivi e delle possibilità.
• Nero: si sofferma su pensieri pessimisti, rischi e problemi.
• Verde: il colore della creatività e della fertilità di pensiero.
• Blu: il colore del controllo e della supervisione, solitamente “indossato” dal moderatore della riunione.

In conclusione della giornata un’ultima riflessione di Angelo Belgeri che ci mette in guardia da quelle riunioni “di facciata” in cui ogni decisione è stata presa in modo premeditato e senza possibilità di dialogo.

Margherita Rigamondi