di Micol Maria Vittoria Bianchi
Nella lezione di sabato 16 marzo, condotta da Alessio Sperlinga, sono emerse preziose strategie per migliorare la collaborazione di gruppo e aumentare la produttività personale attraverso il metodo del Personal Kanban.
Comunicare e Pianificare come Gruppo
Nella prima parte della lezione, a continuazione dell’incontro di venerdì riguardante le tecniche di Public Speaking, Sperlinga ha sottolineato l’importanza di alcune strategie per comunicare efficacemente in un gruppo.
Come in una partita di scacchi, è fondamentale – anzitutto – conoscere il contesto e il terreno su cui si opera, compresi i ruoli all’interno del gruppo e le regole che lo governano. Identificare chi decide, chi ricerca, chi coordina e chi sono i clienti è essenziale per una pianificazione efficace, poiché implica una maggiore comprensione anche di quelle “regole implicite” che muovono i componenti del gruppo.
“Il problema”, sottolinea Sperlinga, “deve essere sempre più semplice della soluzione”, e questo richiede implicitamente anche una profonda comprensione di noi stessi, delle nostre motivazioni, delle convinzioni personali e anche dei nostri “schemi d’azione”, che dobbiamo essere pronti a migliorare in caso di necessità. A questo scopo, anche la fiducia è fondamentale: fidarsi di sé stessi e degli altri membri del gruppo è il primo passo verso una comunicazione efficace e una collaborazione fruttuosa. Per arrivare a un clima di pura complicità, bisogna in qualche modo essere sempre “prevedibili”, ovvero prepararsi davanti ai problemi, prevedere e prevenire in anticipo, comunicando in modo chiaro e dettagliato.
Il triangolo del progetto, con la qualità al centro e denaro, tempo e obiettivi ai lati, rappresenta poi la base su cui costruire una pianificazione efficace. Gestire le priorità e adottare una mentalità di risparmio delle risorse sono fondamentali per il successo e l’efficienza.
Infine, Sperlinga sottolinea l’importanza di un piano flessibile, che si adatti alle priorità, anticipi le sfide e mantenga la semplicità.
Personal Kanban: un metodo semplice e divertente per gestire i propri progetti
Nella seconda parte della lezione, Sperlinga ha introdotto la tecnica del Personal Kanban, tratta dal libro “Mapping World Navigating Life”. Questo metodo, focalizzato sul presente e adatto a tutti i lavoratori della conoscenza, mira ad aumentare la produttività personale, l’efficienza e l’efficacia.
Il Personal Kanban si basa su due principi fondamentali: visualizzare il lavoro d’insieme e limitare il numero di lavori in corso. Questo approccio visivo fornisce una mappa navigabile delle attività, consentendo di tenere traccia di chi fa cosa, dove e entro quale tempo.
Ma come funziona concretamente il Personal Kanban?
Utilizzato sia da singoli individui che da piccoli gruppi, il Personal Kanban facilita il miglioramento continuo attraverso l’analisi dei modelli di comportamento e la riduzione del sovraccarico esistenziale.
Le aziende possono adattare questo metodo aggiungendo canoni come la periodicità e il budget, ma l’essenza rimane la stessa: vedere il lavoro in modo chiaro e gestirlo in modo efficiente.
In un team, ogni membro può avere la propria bacheca Kanban, dove vengono visualizzate le attività in corso e quelle da fare. Questa trasparenza favorisce la collaborazione e la condivisione delle responsabilità. I membri del gruppo possono tenersi aggiornati sullo stato di avanzamento del lavoro, evitando sovrapposizioni e garantendo un flusso di lavoro più efficiente.
Inoltre, il Kanban facilita la gestione delle priorità. Quando un nuovo compito emerge o una situazione imprevista richiede attenzione, il team può rapidamente aggiornare la propria bacheca, spostando le carte per riflettere le nuove priorità.
Il Personal Kanban è particolarmente utile anche per identificare eventuali ostacoli o problemi nel flusso di lavoro. Se una determinata attività rimane bloccata o richiede più tempo del previsto, ciò diventa immediatamente evidente sulla bacheca, consentendo al team di intervenire tempestivamente.
In conclusione, il Personal Kanban rappresenta uno strumento potente per migliorare la collaborazione di gruppo e aumentare la produttività. La sua semplicità e flessibilità lo rendono adatto a una vasta gamma di contesti lavorativi, fornendo una guida visiva e chiara per gestire le attività in modo efficiente e efficace.