di Stefano Zambroni

Nella giornata di venerdì 22 marzo 2024 abbiamo avuto l’occasione di incontrare diverse figure di diverso tipo, dagli aspetti certamente interessanti.

Partendo dalla mattinata, l’incontro tenuto con Gabriella Vigo sul diversity management ci ha dato spunti d’interesse in particolare sull’utilizzo del nostro cervello, sulle sue potenzialità e sui modi diversi di poterlo plasmare.

Partendo dalla comunicazione interpersonale, abbiamo visto le diverse fasi della comunicazione, le quali sono: 

• Intento
• Pensiero
• Linguaggio
• Comunicazione (del mittente)
• Decodifica (da parte del destinatario)
• Mappa della realtà

Sorprendente, tra i vari dati visti durante l’incontro, la bassissima percentuale che ha la comunicazione verbale in un qualsiasi intento comunicativo: se andiamo a vedere infatti quanta importanza hanno i diversi elementi in un discorso, notiamo che il 55% della comunicazione è data dalla comunicazione non verbale, il 38% dalla cosiddetta comunicazione “paraverbale” e soltanto il 7% è il reale discorso che teniamo.

Ciò cosa significa? Che molto spesso, come anche disse Domenico Esposito di StanleyBlack&Decker, il “modo” di esporsi e di raccontare fa molto di più di quello che realmente si dice. Un discorso tenuto ottimamente, con carisma e con enfasi, molto spesso (per non dire sempre) risulterà anche più chiaro e comprensibile rispetto ad uno speech tenuto sottovoce o in grande timidezza.

Interessante poi l’aspetto visto sulle neuroscienze: il nostro cervello si divide infatti in tre “settori”, ovvero quello rettile, il quale corrisponde alla parte più “antica” contenente gli istinti, quello limbico, ovvero il cervello dei mammiferi con emozioni e comportamenti sociali, ed infine quello corticale, sede di funzioni cognitive e razionali.

Cervello che, a sua volta, si divide in emisfero sinistro, più logico, razionale ed analitico, ed emisfero destro, più creativo, artistico e multi-tasking.

Proprio tutto ciò crea le “quattro porte d’entrata del cervello”, ovvero quattro modi diversi di vedere il mondo, e spesso caratterizzanti di molte persone.

Le quattro porte d’entrata sono: 

• Corticale sinistro: ama efficienza e risultati, strategico e operativo, pensa in modo strutturato e cerca dati numerici (la domanda che si fa è “quanto?”)
• Corticale destro: aperto a idee e novità, sogna, costruisce ipotesi, si mette in discussione, inventa, ama il cambiamento, ama andare all’essenziale (la domanda che si fa è “perché?”)
• Limbico sinistro: organizza e pianifica, non ama il cambiamento, teme il futuro, agisce con cautela, cura i dettagli (la domanda che si fa è “come?”)
• Limbico destro: apertura alle persone, bisogno di contatto umano, comunicativo ed empatico, evita i conflitti, socializza e scambia (la domanda che si fa è “chi?”

Nel pomeriggio invece abbiamo incontrato due personaggi politici: prima Mauro Piazza, consigliere Regionale in Regione Lombardia e sottosegretario del Presidente Attilio Fontana, il quale ci ha descritto la situazione della nostra Regione in merito all’autonomia e alle possibilità future della Lombardia, tra sanità e gestione del territorio.

Successivamente è stata la volta di Peppino Ciresa, candidato sindaco nelle elezioni del 2020 a Lecco e oggi all’opposizione nella Giunta Comunale, il quale ci ha raccontato le sue esperienze passate e la recente avventura politica con le elezioni comunali.

di Laura Bonaiti

Quante volte ci siamo trovati seduti in riunioni che sembravano interminabili e poco produttive? 

Nella lezione di sabato 23 marzo ci siamo soffermati su questi aspetti e insieme ad Alessio abbiamo analizzato alcune peculiarità delle riunioni e le strategie che possiamo adottare in ambito lavorativo per evitare che queste risultino ridondanti e talvolta improduttive. 

La chiave per una buona riunione è la ricerca dell’efficienza. È importante infatti avere chiaro lo scopo dell’incontro e l’obiettivo da raggiungere: una riunione necessita di almeno tre ragioni per essere organizzata! Riconoscere ed essere consapevoli che ciascun partecipante ha un tempo limitato a disposizione da dedicare alla riunione fa sì che questa debba essere svolta in maniera efficiente per non diventare un’inutile perdita di tempo. 

La preparazione di una riunione parte dalla redazione, da parte dell’organizzatore, di un ordine del giorno: questo servirà come guida e stabilirà i punti che verranno affrontati, l’ordine e le relative tempistiche. Definire con anticipo quella che sarà la nostra riunione ci aiuterà ad essere focalizzati per raggiungere l’obiettivo e non divagare (spesso, lo stesso “varie ed eventuali” può diventare un pretesto per uscire dal tema!). 

Come organizzatori, è nostra responsabilità organizzare la riunione in maniera strutturata e moderare il dialogo tra i partecipanti, garantendo la possibilità a ciascuno di intervenire e partecipare attivamente. Un organizzatore quindi: 

1. Modera: egli coordina i partecipanti e guida la riunione seguendo l’ordine del giorno;
2. Facilita: favorendo gli interventi e la partecipazione attiva dei colleghi;
3. Partecipa: è corretto che anche l’organizzatore partecipi alla riunione, ma è buona pratica che lasci maggiore spazio agli altri interventi. 

Infine, l’organizzatore predispone o fa predisporre un rendiconto (sotto forma di verbale o mappa) della riunione, in cui vengono indicati interventi, risultati ottenuti e azioni da intraprendere. Lasciare qualcosa di scritto, possibilmente entro un breve periodo di tempo, è una buona pratica per formalizzare e riassumere quanto definito durante la riunione, e aiuta a trasformare le decisioni in azioni concrete. 

Anche il partecipante è chiamato a svolgere un ruolo attivo durante la riunione: il suo compito principale è quello di prendere parte al dialogo, intervenire e contribuire con idee e opinioni pertinenti. Essere presenti – fisicamente o nella stanza virtuale in caso di riunioni online – non significa necessariamente essere predisposti alla partecipazione e al confronto! 

Durante il covid, si è diffuso lo strumento delle riunioni online. Questo tipo di incontro offre un’enorme opportunità di flessibilità e accessibilità, garantendo a chiunque di partecipare a prescindere da dove si trovi fisicamente. 

Di contro però, lo svolgimento di un incontro online è intrinsecamente più complesso, sia per la tipologia della riunione, sia per gli strumenti utilizzati. Per l’organizzatore, diventa infatti più difficoltoso mantenere un buon livello di coinvolgimento ed interazione dei/tra i partecipanti, a maggior ragione se le videocamere sono disattivate e non si vedono i volti. 

Inoltre, esistono anche dei rischi dovuti agli stessi strumenti utilizzati: diventa quindi fondamentale testare la linea e lo strumento prima dell’inizio della riunione, ed avere un backup qualora vi siano dei malfunzionamenti.

Uno sviluppo interessante nell’ambito delle riunioni online è rappresentato dall’utilizzo dei metaversi in alternativa alle riunioni da remoto. Il metaverso mette a disposizione uno spazio illimitato ed immersivo in tre dimensioni, che stimola l’interazione e simula una riunione reale in cui le persone possono incontrarsi. 

Durante la lezione, Alessio ci ha proposto di collegarci ad una stanza, un multiverso appunto, e abbiamo provato questa nuova esperienza di incontro virtuale. 

Ovviamente, le considerazioni fatte finora (così come i consigli e le strategie individuate) sono da contestualizzare ed adattare in base alla tipologia di riunione: è compito dell’organizzatore scegliere quale tipologia di riunione meglio si adatta all’obiettivo dell’incontro. 

È possibile distinguere tre tipologie:  

• Riunioni generaliste: utili per affrontare un determinato argomento e prendere una decisione;
• Riunioni informative: per la condivisione di informazioni. Appartiene a questa categoria, ad esempio, lo stand up meeting, un incontro di gruppo che si svolge in piedi, in cui in un limitato periodo di tempo (spesso pochi minuti) i partecipanti si scambiano informazioni in merito ad azioni completate e obiettivi di breve periodo; 
• Riunioni creative: pensate per generare nuove idee e trovare soluzioni. In questa categoria abbiamo ritrovato lo strumento chiamato “I sei cappelli”, già anticipato nella lezione della creatività. Durante l’incontro, ognuno interpreta un personaggio, riconoscibile dal colore del cappello: 
  • Il cappello rosso rappresenta l’emotività, la passione, l’intuizione;
  • Il cappello bianco è colui che interpreta la razionalità e utilizza i dati, fatti ed informazioni;
  • Il cappello nero è simbolo di tempesta e pessimismo: colui che lo indossa porta in evidenza i rischi, i problemi e gli aspetti negativi; 
  • Il cappello giallo evidenzia invece gli aspetti positivi e le opportunità che possono emergere; 
  • Il cappello verde interpreta la creatività e fertilità del pensiero attraverso la condivisione di nuove idee;
  • Il cappello blu è invece simbolo del controllo, e il personaggio rivolge il ruolo del supervisore/direttore della riunione. 

Le riunioni sono, in conclusione, uno strumento prezioso per collaborare, condividere conoscenze e prendere decisioni. Troppo spesso però la fase organizzativa viene sottovalutata, e ci si ritrova coinvolti in incontri senza direzione, confusi, mal gestiti, o poco partecipati. 
Questa lezione ci ha fornito interessanti elementi e spunti di riflessione affinché ciascuno di noi possa contribuire in modo attivo alla buona riuscita delle riunioni (che organizziamo o a cui partecipiamo), rendendole un momento di scambio proficuo e di confronto.